Nylig får begrepene Agile and Activity Based Working stadig mer popularitet, og mange selskaper vurderer allerede muligheten for å implementere dem på kontoret, men opplever visse vanskeligheter. Ledelsen er ofte ikke i stand til å gjøre slike endringer, av frykt for å møte ansattes misnøye og en redusert produktivitet.
Denis Chernichkin, direktør for Haworth Business Interiors, fortalte oss om hvorfor en endring i konseptet for et kontorinteriør kan påvirke selskapets arbeid negativt og hva som må tas i betraktning for å organisere rommet så effektivt som mulig.
Hva er de viktigste problemene med å implementere prosjekter som Agile og Activity Based Working?
- Kontorer implementert i henhold til disse konseptene, for det første, forutsetter tilstedeværelsen av mange forskjellige funksjonsområder som en ansatt kan velge etter eget skjønn, avhengig av den spesifikke oppgaven og typen aktivitet. Dette mangfoldet gir slik handlefrihet når man planlegger et kontor at de som er ansvarlige for dette noen ganger ikke aner hvor de skal begynne, hva de skal fokusere på, eller ikke i det hele tatt bestemmer seg for betydelige endringer, og hvis de gjør det, kan de ikke tydelig formulere oppgave og forklare arkitektene hvilket resultat som må oppnås. Vanligvis er formuleringene for abstrakte, basert på følelser og trender i stedet for konkrete fakta og statistikk. Disse ønskene er langt fra en meningsfull, strukturert teknisk oppgave av høy kvalitet, som gjenspeiler kravene til en effektiv plass i dag og i en avstand på tre til fem år for et bestemt selskap. Resultatet kan vise seg å være upassende for kundens forventninger.
Ofte begynner selskaper som ikke forstår hva de ønsker å få, å kopiere ideene til eksisterende kontorer uten å tilpasse seg sine egne behov og implementere dem i et helt annet rom, under forskjellige forhold, i andre team som i utgangspunktet ikke er klare til å akseptere slike. begreper. Som et resultat fører dette til en betydelig reduksjon i produktiviteten.
Til tross for at disse vanskelighetene er mer iboende i overgangen til begrepene Agile and Activity Based Working, kan de oppstå i etableringen av ethvert rom. Selvfølgelig er det lettere å opprette et standard "open space" -kontor, hvor løsninger av samme type ofte brukes, men det oppstår også vanskeligheter med å formulere kravene til effektiv plass.
Hvordan definerer du effektive kontorlokaler?
- Dette er et rom som bringer mennesker sammen og hvor de er mest produktive og effektive. Dette er miljøet arbeidsgrupper eller individuelle spesialister kan maksimere potensialet i når det omkringliggende rommet ikke hindrer dem, men hjelper. Og siden hvert team og hver spesialist har individuelle egenskaper, er den effektive plassen unik for hver enkelt organisasjon. Det er ikke noe enkelt scenario eller riktig svar, fordi mye avhenger av selskapets mål. For noen er det for øyeblikket viktig å redusere kostnadene, redusere kvadratmeter per person, for andre - å lage et nytt produkt eller bringe en ny teknologi til markedet, for noen - for å øke kundetilfredsheten og servicekvaliteten. Noen ganger er disse oppgavene i konflikt. Derfor må hvert selskap bestemme hva målene er, kriteriene for suksess og hvordan de kan oppnå det, og hvordan rommet kan hjelpe til med å oppfylle disse oppgavene.
Jeg vil foreslå å starte med å identifisere en veldig viktig parameter - organisasjonskultur. Det er hun som skiller selskapene fra hverandre. Dette er en ekstremt viktig egenskap som ofte undervurderes i vårt marked, selv om dens betydning lenge har vært anerkjent i verden. Å kjenne og forstå bedriftens kultur gjør det lettere å bestemme hvilken plass den trenger.
Hvordan kan kultur relateres til rommet?
- Kultur påvirker bokstavelig talt alle aspekter av organisasjonens aktiviteter, inkludert ledelse, forretningsprosesser, skapte produkter, ansattes tiltrekning og oppbevaring, beslutningssystem, omdømme og mye mer. Det bygger en følelse av trygghet, engasjement for selskapet og påvirker ansattes tilfredshet og produktivitet. Derfor blir det ofte sett på som en fullverdig og veldig viktig ressurs for organisasjonen.
Vanligvis er kultur i et selskap assosiert med formelle ting, for eksempel bedriftsverdier, arbeidsstandarder, atferdskoder - de såkalte synlige faktorene. Men det er også usynlige faktorer som bestemmer menneskers uuttalte regler og vaner. I dette området spiller arbeidsområdet også en viktig rolle, inkludert arkitektur, interiør og møbleløsninger. Det vil si at arbeidsområdet er en viktig del av organisasjonskulturen og må samsvare med den. Det er som et stykke puslespill hentet fra et annet sett - det passer ikke bare til de nærliggende elementene, men det vil ødelegge hele bildet helt. Det er det samme med plass. På mange måter former den måten en ansatt jobber på, så hvis plassen ikke passer til dagens kultur, vil folk jobbe mot verdiene til selskapet.
Det viser seg at hvis du flytter en ansatt fra ett kontor til et annet som er merkbart forskjellig fra det forrige, vil han jobbe annerledes?
- Gjerne. Selvfølgelig vil denne endringen ikke alltid være så prangende, men poenget er at typen rom, funksjonene som er tilgjengelige i den, og organisasjonskulturen generelt bestemmer hvordan en person tilnærmer seg oppgaver, samhandler med kolleger og tar beslutninger. Tross alt, selv om vi vanligvis ikke tenker på det, er kulturens innflytelse veldig stor. Det er verdt å endre stedet, og vi oppfører oss allerede ubevisst annerledes.
Jeg liker ordtaket fra Winston Churchill: "Først definerer vi formen på bygningene våre, og deretter bestemmer bygningene formen på vår oppførsel." Og det er det faktisk. Ta for eksempel til sammenligning atferden til mennesker utenfor kontoret - i en dyr restaurant og i en vanlig pub. I det første tilfellet prøver vi å matche nivået - en formell klesstil, en rolig tone, ofte en samtale om intellektuelle emner. Men forestill deg at vi er på en pub - vår oppførsel vil være mer fri og uformell. Det samme skjer på kontorer - rommet påvirker direkte ansattes atferd og arbeidsstil.
Hva om ansatte ikke liker plassen de jobber i? Hvordan vil dette påvirke dem?
- Dette er et ekstremt viktig spørsmål. Ansattes misnøye med kontorlokaler, hvor det for eksempel er umulig å finne et komfortabelt funksjonsområde som passer for en bestemt oppgave, eller det er mange irriterende distraksjoner, skaper en betydelig negativ effekt. Men dessverre kan ansatte ikke endre det eksisterende rommet alene. En slik autoritet faller på skuldrene til fagpersonene som er ansvarlige for etableringen av kontorinteriøret, som må ta hensyn til de kulturelle egenskapene til organisasjonen for å skape det mest komfortable miljøet. Dessuten er det såkalte underkulturer på grunn av de forskjellige typene aktiviteter avdelinger innen en organisasjon, som også må tas i betraktning når man designer.
Vi vet alle at arkitekturen i forskjellige land og byer er forskjellig fra hverandre, gjenspeiler kulturelle egenskaper og skaper en unik atmosfære. På kontoret er alt det samme - utformingen og arkitekturen til kontorlokalene skal gjenspeile organisasjonens individualitet og dens divisjoner.
Hvordan kan du definere organisasjonskulturen din og forstå hvilket rom som passer best?
- Det er faktisk ganske enkelt. Det er en klassifisering basert på 25 års forskning av professorene Cameron og Quinn fra University of Michigan, kalt "Competing Values." Forskere har identifisert fire dominerende verdier i selskaper: Samarbeid, rivalisering, skapelse og kontroll. Hver verdi er knyttet til et sett med egenskaper på arbeidsområdet som maksimerer støtten. Forresten, denne modellen ble anerkjent av mange eksperter som veldig effektive og gikk inn i topp 50 beste forretningsverktøy i historien i henhold til Financial Times-rangeringen.
La oss for eksempel se på selskaper der kontrollverdien dominerer. For disse organisasjonene er nøkkelen å gjøre jobben “riktig”. De er preget av en tydelig organisasjonsstruktur, hierarki, streng kontroll, en overflod av protokoller og prosedyrer, og formell ansattes samhandling. Ofte er dette store byråkratiske selskaper og offentlige etater, samt finansielle og juridiske avdelinger. Plassen i dette tilfellet bør være preget av en ordnet, forståelig tilrettelegging av arbeidsplasser, opprettholde hierarki og status, være utstyrt med høye skillevegger og spesielt utpekte områder for samhandling, snarere separate møterom. Arbeidsplasser er vanligvis isolert, stivt delt inn i avdelinger i nærheten av sjefen, konservative farger brukes ofte i interiøret.
Til sammenligning, la oss ta den motsatte verdien "Creation". Bedrifter som domineres av denne verdien er preget av ønsket om å lage et produkt eller en tjeneste først, de fokuserer på innovasjon, på out-of-the-box tenking, på ønsket om å bli ledende gjennom ny utvikling og raskere frigjøring til markedet for et unikt tilbud. Denne typen er ofte knyttet til IT-selskaper så vel som kreative markedsføringsbyråer, men faktisk har nesten ethvert selskap som lager sitt eget produkt denne verdien, spesielt hvis den har en ledende posisjon i sin bransje. For slike selskaper er det ekstremt viktig å kunne holde gruppediskusjoner, idédugnad, møter, uformelt dele sine ideer med kolleger når som helst. Derfor krever denne typen organisasjoner mange forskjellige steder for individuelt fokusert arbeid, så vel som for kollektiv interaksjon og spontane møter, store flater for visuell visning av informasjon, mer romslige rom med et godt perspektiv, ettersom det fremmer fantasien, mer kompleks og organisk layout, manglende ensartethet i design og repetisjon, inspirerende interiørløsninger, færre restriksjoner og mer frihet, og mange forskjellige områder for kreativitet med god akustikk, fordi den kreative prosessen blir veldig lett ødelagt.
Men det viktigste å huske er at hvert selskap alltid kombinerer alle fire verdiene. Som regel dominerer to av dem, men uansett er organisasjonskulturen til hvert selskap en unik kombinasjon av alle disse verdiene, som er tilstede i visse proporsjoner. Derfor vil du ikke kunne finne selskaper med samme kultur. Å kjenne din egen organisasjonskultur, forstå balansen mellom nøkkelverdier, kan du få en klar ide om hvilken plass som trengs for hver spesifikke avdeling og selskapet som helhet.
Hvordan kan du nøyaktig identifisere kulturen i et selskap?
- Det kreves en omfattende vitenskapelig tilnærming for en klar diagnose av organisasjonskulturen i selskapet og dets divisjoner. Vi i HAWORTH har vår egen patenterte CultureLENS ™ -metodikk for å gjøre denne typen forskning. Takket være datateknologi kan alle ansatte delta i denne studien og svare på spørsmål for å analysere den nåværende organisasjonskulturen. Toppledere svarer på flere spørsmål som hjelper til med å bestemme den foretrukne organisasjonskulturen som de ønsker å se i deres selskap om 2-3 år. Alle svarene blir behandlet av en datamaskin, slik at eksperter på kontorlokaler og strateger kan trekke individuelle konklusjoner og anbefalinger for klienten. For eksempel kan sammenligning av nåværende og foretrukne kulturer hjelpe deg å forstå hvilken retning du skal bevege deg og hvilke endringer som må implementeres på kontorlokalet for å oppnå de ønskede resultatene uten å forårsake avvisning og motstand fra personalet.
Forstår jeg riktig at resultatene av studiet av organisasjonskultur danner grunnlaget for vilkårene for utformingen av kontoret? Må kundene gi noe annet?
- Ja, resultatet av studien er en detaljert rapport, som er en design brief, en detaljert mandat for opprettelsen av et fremtidig kontor med eksempler på romlige løsninger som vil støtte den foretrukne organisasjonskulturen til det studerte selskapet. Men jeg snakket bare om ett verktøy, om enn et grunnleggende verktøy. I tillegg til organisasjonskulturen er det viktig å forstå andre individuelle kjennetegn ved organisasjonen - eksisterende arbeidsstiler, typer interaksjon mellom avdelinger og ansatte, statistikk om bruk av arbeidsplasser og vanlige steder, personlig tilfredshet med dagens arbeidsområde, etc. Det er ytterligere forskning for å hjelpe selskaper med å identifisere alle disse funksjonene.
Avslutningsvis vil jeg igjen understreke at hvert selskap, når de designer et nytt kontor eller utfører renoveringer på et eksisterende kontor, må analysere seg selv og dets behov nøye. Det er mulig at denne organisasjonen ikke trenger å bytte til smidig eller aktivitetsbasert arbeid. Ingen har som oppgave å følge mote eller være trendy, vårt ansvar er å skape riktig plass som øker produktivitet, tilfredshet og ansattes engasjement. Tross alt er mennesker hovedfordelen til ethvert selskap.
