I løpet av det siste tiåret har dominansen av åpne rom i moderne kontorer blitt mer uttalt, og fortrenger andre typer romorganisasjoner. Mens åpen plass forbedrer ansattes interaksjoner og reduserer eiendomskostnader, gjør det det også vanskeligere å fokusere og konsentrere seg om arbeid, noe som negativt påvirker produktiviteten og til slutt kan oppveie fordelene.
Naturligvis burde nesten ethvert kontor ha åpne kommunikasjonsområder som øker hyppigheten og effektiviteten av ansattes interaksjoner og øker sannsynligheten for innovasjon. Imidlertid skaper slike områder visuell og støyinterferens i åpne rom som forstyrrer konsentrasjonen, og arbeid som krever konsentrasjon er like viktig som teamarbeid. Derfor er det verdt å finne ut hva som akkurat påvirker konsentrasjonen, hvordan du kan unngå å miste den, og også hvordan du kompetent kan kombinere åpne områder med områder for fokusert arbeid.
Alle vet om problemet med støy og tap av konsentrasjon i det åpne området, men dessverre er det få som er alvorlig opptatt av dette problemet. Kanskje fordi lyden ikke kan sees, undervurderer vi dens betydning. For eksempel, hvis det oppsto en lekkasje på kontoret, men ikke veldig alvorlig, ville det ansvarlige personellet umiddelbart begynne å fikse det. Lyd "lekkasjer" kan være like skadelige for kontorarbeid, men av en eller annen grunn ser vi lett bort fra dette problemet, i motsetning til et vått teppe.
I følge Haworth Research Center mister ansatte i gjennomsnitt 28% av arbeidstiden på grunn av distraksjoner på kontoret. Som et resultat må de starte arbeidsdagen tidlig eller være sent for å fullføre alle oppgaver som krever stillhet og konsentrasjon. Dette problemet er langt fra nytt. Kontormedarbeidere trenger ofte steder å trekke seg tilbake og fokusere, og dessverre blir denne faktoren minst tatt i betraktning i åpne arbeidsområder. Ifølge statistikk fra studien mener over halvparten av alle ansatte at det er vanskelig å konsentrere seg på kontoret deres, og det er derfor de kaster bort mye tid.
I tillegg til det visuelle rotet og støyforurensningen som ansatte må møte i åpne kontorer, blir de bombardert med distraksjoner som e-post, summende smarttelefoner og popup-meldinger. Et overskudd av informasjon fra kontinuerlig mobil- og internettkommunikasjon "lammer" dem, noe som gir mindre tid til å fokusere på arbeidet sitt og ikke-standard problemløsning. Menneskets hjerne fungerer på samme måte som for tusen år siden, men nå har vi alle disse teknologiene, og vår biologi har ikke holdt tritt med utviklingen. Informasjonsoverbelastning ble raskt en stor negativ trend i humankapitalmarkedet.
Tap av konsentrasjon
Mens man arbeider med en oppgave, kan en person fokusere på en slik måte at han bare oppfatter den informasjonen han anser som viktig, og ignorerer alt annet. Dette er en fantastisk evne til den menneskelige hjerne. Men når flere distraksjoner oppstår, skifter oppmerksomheten ofte fra oppgaven til det mindre viktige.
Det er viktig å merke seg at distraksjoner kan deles inn i to typer: internt og eksternt. Og ifølge studien tar det i gjennomsnitt 23 minutter for ansatte å fokusere på nytt og gå tilbake til jobb avbrutt av eksterne distraksjoner. Interessant, når de gjør det, fokuserer de på minst to andre oppgaver før de returnerer til den de gjorde før.
Interne faktorer er som regel personlige tanker eller opplevelser som ikke er direkte relatert til jobb, for eksempel hva du skal spise til lunsj eller hvilke ting som er igjen på kvelden. Å gå tilbake til jobb, distrahert av interne faktorer, som det viste seg, er noe vanskeligere, og det tar omtrent 30-35 minutter. Dermed bruker vi ganske mye kognitiv innsats for å kontrollere våre egne distraherende tanker. Derfor er det så viktig å minimere effekten av eksterne faktorer - når alt kommer til alt, jo mer innsats er nødvendig for å håndtere eksterne faktorer, jo oftere vil en person bli distrahert og jo mer tid blir bortkastet.
Jo mer multitasking, jo lavere effektivitet
Menneskets hjerne er ikke i stand til å behandle informasjon på samme måte som en datamaskin, som kan utføre flere prosesser samtidig. Folk har en tendens til å være mer i en sekvens av handlinger. Når vi prøver å utføre to eller flere oppgaver, føler vi ofte at vi gjør alt på en gang. I virkeligheten kaster vi bort mye tid, og jo lenger de er fullført, jo mer mister vi konsentrasjonen og jo flere feil vi gjør. Mange omtaler til og med multitasking som en annen form for distraksjon, da flere oppgaver har en tendens til å distrahere oppmerksomheten mellom dem.
For eksempel har vi en oppgave å fylle flere glass fra en flaske vann. Vi kan ikke fylle dem samtidig, så vi fyller dem helt en om gangen, eller litt etter litt, og går tilbake til tomme glass om og om igjen. I det første tilfellet vil vi selvsagt takle raskere og mer effektivt, mens i det andre tilfellet vil prosessen ta lengre tid, mens vi kan helle mer vann forbi glassene. Og jo flere briller, jo lenger tid tar denne prosessen, og jo mer vann vil vi søle forbi.
Teknologi kan være spesielt utfordrende ved multitasking, for med alle distraksjoner er vi i en tilstand av å forberede oss på å bli distrahert, og de fleste takler ikke multitasking bra. Derfor, ved å fokusere på en aktivitet, jobber vi mer produktivt. Spesielt i "flyt" -tilstand.
Kom inn i strømmen
Flow er et begrep innen psykologi som ble utviklet av den ungarske psykologen Mihai Csikszentmihalyi på 1970-tallet. Dette begrepet refererer til en mental tilstand der en person er fullt involvert i en bestemt aktivitet, motivert, full av energi og ofte mister oversikten over tid. På denne måten jobber han ikke bare mer produktivt, men også mer kreativt.
Eksterne distraksjoner kan forstyrre fokus, men har liten eller ingen effekt på de som er i "flyt" -tilstand. For eksempel kan musikk på kontoret oppfattes som en distraksjon av en og nesten ubemerket av en annen, selv om begge er fokusert på den samme oppgaven. Dette kan bety at det andre allerede har kommet inn i tilstanden "flyt", mens den andre bare prøver å gjøre det, men eksterne faktorer forstyrrer det.
På den annen side trenger ikke eksterne stimuli være distraksjoner, men tvert imot kan være nyttige for å få jobben gjort. Noen ganger er det nødvendig å forstå og evaluere den ytre situasjonen og miljøet. Denne situasjonsbevisstheten kan være nyttig for visse aktiviteter. For eksempel, når du kjører, er en person fokusert, mens han trenger å evaluere ulike situasjonsfaktorer: veien, trafikklys, andre trafikanter.
Produktivt kontorarbeid krever både situasjonsbevissthet og inntreden i en "flytende" tilstand. Dessverre er det umulig å være i begge delene samtidig, og med tanke på gjeldende oppgaver, omstendigheter og interne og eksterne faktorer, må ansatte bytte mellom dem. Og kontorlokaler skal støtte arbeid i hver av disse statene.
Konsentrasjon arbeidsområdet design
Distraksjoner vil ikke forsvinne, men kontorlokaler bør holde arbeidet fokusert i stedet for å skape nye barrierer for å oppnå en "flytende" tilstand.
Arbeidsbehovet til de ansatte endres gjennom dagen avhengig av oppgaven. For eksempel må du først sortere posten, ringe flere, deretter forberede deg på et møte, diskutere oppgaver med kolleger, og deretter forberede et kommersielt tilbud. Bare med en integrert tilnærming til design kan du lage et rom som passer for alle de oppførte aktivitetene.
Denne helhetlige tilnærmingen til å organisere kontorlokaler omfatter fem prinsipper: mangfold, valg, kontroll, anerkjennelse og påfyll.
Mangfold. Ikke velg mellom åpne og private områder, du må gi de ansatte begge deler, og gi dem også muligheten til å velge riktig plass for hver oppgave. Arbeid som krever konsentrasjon kan utføres i alle områder: noen er mer komfortable i et åpent rom til lyden av et kontorbrum, mens noen trenger fullstendig stillhet på et bortgjemt sted. Det viktigste er at begge typer rom presenteres på kontoret.
Valg. Stol på dine ansatte for å velge hvor, hvordan og når de gjør jobben sin. Og de vil selv være i stand til å finne forholdene de vil være mest produktive under.
Kontrollen. Gi ansatte kontroll over arbeidsplassen sin. Hvis du bestemmer deg for alt for dem, er det stor sannsynlighet for å ta feil av deres preferanser. For eksempel, ved å bestemme seg for å eliminere støyforstyrrelser blant ansatte og isolere dem fra fellesarealer, kan bedrifter forringe samspillet mellom kolleger betydelig. I stedet gi de ansatte muligheten til å regulere privatlivet på arbeidsplassen, hyppigheten av interaksjon med kolleger, samt tilbehørssettet, lysnivået, temperaturen osv. Selve erkjennelsen av at de kan kontrollere arbeidsområdet kan oppveie noen av de negative effektene av distraksjoner.
Anerkjennelse. Å komme fra punkt A til punkt B, og deretter til punkt C, bør være enkelt. Klare og enkle oppsett lar folk raskt navigere i rommet og unngå vanskelige situasjoner og bortkastet tid. Et virkelig forståelig oppsett lar en ansatt mentalt forestille seg et kart over kontoret, finne kolleger i det og forstå intuitivt formålet med hver sone. Når du tydelig avgrenser funksjonelle områder, overbelaster du ikke de kognitive prosessene til ansatte med unødvendige tanker, og de er umiddelbart klare til å lede energien til å fullføre oppgaver i stedet for å prøve å navigere i rommet.
Påfyll av krefter. Gi de ansatte tid og plass til pauser. Når vi konsentrerer oss om jobb i lang tid, brukes mye energi og kroppen blir raskere sliten. Hjernen vår gjør virkelig fantastiske ting ved å la oss konsentrere oss om noe i lang tid uten å ta hensyn til distraksjoner. Derfor er "lading" etter slik aktivitet rett og slett nødvendig. Et alternativ for å lade opp energien din er å nyte utsikten fra vinduet mens du tar en kort pause fra jobben, og ethvert selskap bør gi denne muligheten. Du kan også ta korte pauser hele dagen for å ta en matbit eller prate med kolleger i uformelle områder. En eller to lengre pauser, som å gå på treningsstudio eller gå utenfor kontoret, kan gi den nødvendige energiboost for en lengre arbeidsøkt. Det er viktig å gi de ansatte disse alternativene slik at de alltid får energi til å jobbe konsentrert.
Problemet med konsentrasjon i russiske kontorer
Denis Chernichkin, direktør for Haworth Business Interiors, ga sine kommentarer til denne studien og korrelerte dem med russiske virkeligheter.
“Problemet med konsentrasjon i åpne rom i Russland er ikke mindre presserende enn i Vesten. Jeg vil til og med si at problemet er enda mer akutt. Faktum er at for eksempel amerikanske selskaper, for det meste, beveger seg ganske forsiktig til åpent rom, og bruker det bare til bestemte divisjoner eller soner. I russiske kontorer har denne overgangen blitt skarpere og mer enkel, uten å ta hensyn til det spesifikke ved ansattes aktiviteter og deres arbeidsstil. I mange rader med monotone "benker" er det dessuten praktisk talt ingen avgrensninger eller akustiske barrierer overhodet. Hvorfor støy og andre distraksjoner når kritiske nivåer. Dette bekreftes av vår forskning på Ideation i russiske kontorer, som et resultat av at vi mottar konstant bekreftelse på at i nesten alle selskaper er de viktigste klagene til ansatte mangel på privatliv og manglende evne til å konsentrere seg.
For at ansatte skal kunne fokusere på sine oppgaver, bør arbeidsområdet gi klart definerte områder for team-, individuelt og fokusert arbeid. Disse sonene skal ikke konkurrere, men utfylle hverandre. Større variasjon og tilgjengelighet av dette eller det aktuelle rommet gjør det mulig for ansatte å bruke det mest passende miljøet for den aktuelle oppgaven, og gjør det mulig for dem å ikke distrahere naboer, samt avlaster den kjedelige monotonien med å gjenta åpne rader, noe som forbedrer den akustiske komforten.
Og selvfølgelig er det ekstremt viktig å trene ansatte i riktig bruk av plass. Det er nødvendig å involvere mennesker i endringsprosessen helt fra begynnelsen, siden det er mye lettere å implementere ideer mottatt gjennom kommunikasjon med kolleger, og ikke å pålegge andre. Bedrifter trenger å styrke ny atferd gjennom en godt artikulert endringsstrategi, kommunikasjon og opplæring. I dette tilfellet vil de ikke møte motstand fra ansatte, og effektiviteten til innovasjoner vil være så høy som mulig. Basert på Haworth Research
